Nội dung chính
- Hành trình ứng dụng MED360 tại bệnh viện
- Một vật tư, nhiều điểm chạm trong bệnh viện
- Hai bệnh viện, hai điểm nhấn trong cùng bài toán quản trị
- Theo dấu một yêu cầu vật tư từ khoa/phòng đến kho
- Khi quy mô nghiệp vụ đòi hỏi một bức tranh vật tư thống nhất
- Mỗi bộ phận nhìn MED360 theo một nhu cầu khác nhau
- Khi câu hỏi điều hành có thể bắt đầu từ dữ liệu
- Giá trị được hướng tới từ một hệ thống vật tư xuyên suốt
Hành trình ứng dụng MED360 tại bệnh viện
Trong bệnh viện, mỗi yêu cầu vật tư tưởng chừng rất nhỏ lại liên quan đến hàng loạt mắt xích: khoa/phòng đề xuất, phòng Vật tư tổng hợp, đơn vị mua sắm, kho tiếp nhận, bộ phận cấp phát và người quản lý theo dõi kết quả. MED360 được CORP360 phát triển để kết nối những mắt xích đó trên cùng một nền tảng quản trị. Tài liệu giới thiệu ghi nhận định hướng triển khai giải pháp tại Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức và Bệnh viện Đa khoa Vĩnh Phúc, với trọng tâm số hóa chuỗi nghiệp vụ vật tư – mua sắm – kho và dữ liệu quản trị.
Một vật tư, nhiều điểm chạm trong bệnh viện
Khi số lượng mặt hàng lớn, nhu cầu thay đổi giữa nhiều khoa/phòng và từng bước mua sắm có người phụ trách riêng, những bảng tính độc lập dễ biến thành điểm nghẽn. Người lập kế hoạch cần biết tồn kho và hàng đã đặt; thủ kho cần biết nguồn tiếp nhận, số lượng và lô hàng; lãnh đạo cần có số liệu để hiểu vì sao phải mua, đã mua đến đâu và vật tư đang được sử dụng thế nào. Bài toán vì vậy không chỉ là giảm nhập liệu, mà là tạo một cách theo dõi thống nhất giữa những bộ phận vốn có các góc nhìn khác nhau.
Nhu cầu đến từ nhiều khoa/phòng: Mỗi đề xuất cần có nguồn gốc, người phụ trách và trạng thái.
Kế hoạch phải có cơ sở dữ liệu: Cần đối chiếu dự kiến sử dụng, tồn kho, hàng đang mua và hàng chưa nhận.
Kho không đứng độc lập: Thông tin nhập – xuất – kiểm kê phải liên quan được tới nghiệp vụ trước đó.
Báo cáo cần theo nhiều góc nhìn: Sản phẩm, nhà cung cấp, khoa/phòng, thời gian và chi phí.
Hai bệnh viện, hai điểm nhấn trong cùng bài toán quản trị
MED360 không nên được mô tả như một gói chức năng giống hệt nhau áp dụng nguyên mẫu ở mọi cơ sở y tế. Theo tài liệu, tại Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức, trọng tâm được nhấn mạnh là xây dựng hệ thống thống nhất cho nhu cầu, mua sắm, nhập – xuất – tồn và kiểm kê trong môi trường nghiệp vụ phức tạp. Tại Bệnh viện Đa khoa Vĩnh Phúc, định hướng nổi bật là số hóa kế hoạch mua sắm, quản lý vật tư – thiết bị và vận hành kho, tạo dữ liệu xuyên suốt để phục vụ quản lý. Đây là hai góc tiếp cận bổ sung cho nhau: một bên làm rõ nhu cầu kết nối, một bên làm rõ chuỗi tác nghiệp được số hóa.
Theo dấu một yêu cầu vật tư từ khoa/phòng đến kho
Hãy hình dung một khoa chuyên môn phát sinh nhu cầu bổ sung một nhóm vật tư. Thay vì gửi yêu cầu rồi chờ cập nhật qua các kênh rời rạc, nhu cầu được ghi nhận để phòng Vật tư tổng hợp và đối chiếu với tình trạng kho, hàng đang mua, đơn hàng chưa nhận và lịch sử sử dụng. Khi kế hoạch được xử lý, thông tin tiếp tục được liên kết tới bước mua sắm, nhận hàng, nhập kho và cấp phát. Cuối cùng, dữ liệu xuất – tồn và kiểm kê trở thành đầu vào cho đợt lập kế hoạch tiếp theo. Đây là kịch bản minh họa cách giải pháp được thiết kế, không phải dữ liệu giao dịch đã được xác minh của một bệnh viện cụ thể.
Khi quy mô nghiệp vụ đòi hỏi một bức tranh vật tư thống nhất
Trong môi trường bệnh viện có quy mô và yêu cầu quản lý phức tạp, khó khăn không dừng ở số lượng vật tư nhiều hay ít mà nằm ở khả năng kết nối giữa nhu cầu thực tế, tiến độ mua sắm và vận hành kho. Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức theo hướng xây dựng một hệ thống quản lý thống nhất, từ khâu phát sinh nhu cầu, mua sắm đến nhập – xuất – tồn và kiểm kê. Cách tiếp cận này tạo tiền đề để phòng Vật tư, kho và các khoa/phòng sử dụng cùng một ngữ cảnh dữ liệu khi thực hiện nghiệp vụ và trao đổi thông tin.
Một hành trình xuyên suốt: Liên kết nguồn phát sinh nhu cầu với kế hoạch, mua sắm và kho.
Tra cứu có ngữ cảnh: Nhìn vật tư theo dòng nghiệp vụ, thay vì chỉ xem số lượng cuối kỳ.
Dữ liệu cho điều hành: Phục vụ đối chiếu kế hoạch, tồn kho và kiểm kê trên cùng nền tảng.
Mỗi bộ phận nhìn MED360 theo một nhu cầu khác nhau
- Giá trị của Case Study không nằm ở số lượng module được cài đặt, mà ở cách hệ thống kết nối nhu cầu của những người sử dụng khác nhau. Một cán bộ khoa/phòng muốn biết yêu cầu được tiếp nhận và cấp phát tới đâu; phòng Vật tư cần theo dõi kế hoạch và các hồ sơ mua sắm; thủ kho cần nắm được lịch sử giao dịch; lãnh đạo cần bức tranh tổng hợp để cân nhắc quyết định.
Khoa/phòng: Gửi nhu cầu, theo dõi trạng thái và kết quả cấp phát.
Phòng Vật tư: Tổng hợp nhu cầu, kiểm tra hồ sơ nhà thầu – sản phẩm, giám sát mua sắm.
Kho: Ghi nhận tiếp nhận, cấp phát, điều chuyển, kiểm kê và đối chiếu tồn.
Ban lãnh đạo: Xem tình trạng kế hoạch, chi phí, tồn kho và dữ liệu hỗ trợ quyết định.
Khi câu hỏi điều hành có thể bắt đầu từ dữ liệu
Báo cáo quản trị vật tư cần vượt ra ngoài câu hỏi “hôm nay còn bao nhiêu”. Nhà quản lý còn cần biết sản phẩm được mua từ nhà cung cấp nào, có lịch sử giá ra sao, khoa/phòng nào có nhu cầu thường xuyên, mặt hàng nào cần theo dõi hạn sử dụng và đợt mua sắm đang ở giai đoạn nào. Dữ liệu tập trung là nền tảng để trả lời các câu hỏi đó một cách nhất quán hơn, đồng thời tạo điều kiện phát triển báo cáo phân tích theo sản phẩm, nhà thầu, khoa/phòng và thời gian.
Giá trị được hướng tới từ một hệ thống vật tư xuyên suốt
Dữ liệu tập trung: Giảm tình trạng thông tin bị chia cắt giữa các bộ phận.
Hồ sơ có thể theo dấu: Liên kết nhu cầu, mua sắm và biến động kho.
Kiểm kê dễ đối chiếu: Phân biệt rõ số liệu hệ thống và số liệu thực tế.
Báo cáo phục vụ quản trị: Hỗ trợ tổng hợp theo sản phẩm, đơn vị, thời gian và chi phí.
Bạn cần tư vấn về giải pháp cho doanh nghiệp?
Trao đổi cùng CORP360 về bài toán quy trình, dữ liệu và AI.
